Mỗi khoản bồi thường sức khoẻ cần một loại chứng từ riêng: chi phí cứu chữa cần hoá đơn và chỉ định y tế, thu nhập bị mất cần giấy tờ thu nhập và thời gian nghỉ, người chăm sóc cần xác nhận nghỉ việc và chứng từ đi lại, tổn thất tinh thần cần hồ sơ điều trị và giám định. Thiếu chứng từ không làm mất quyền, nhưng làm khoản đó dễ bị cắt hoặc giảm.
Bài này đi theo hướng thực hành: một danh mục để bạn tích theo, cách xin lại khi lỡ mất, cách giữ chứng cứ trên điện thoại, và những loại giấy tờ thường bị nghi ngờ. Bài không bàn chuyện chứng minh lỗi của bên gây thiệt hại, chỉ tập trung vào chứng minh mức thiệt hại.
Danh mục chứng từ theo từng khoản
Bạn có thể in bảng này ra và đánh dấu dần. Một khoản có đủ cả cột "nên có" là khoản rất khó bị bác.
| Khoản | Tối thiểu cần có | Nên có thêm |
|---|---|---|
| Chi phí cứu chữa | Phiếu thu, hoá đơn viện phí; đơn thuốc và hoá đơn mua thuốc | Bảng kê chi phí ra viện, chỉ định của bác sĩ cho từng xét nghiệm, dịch vụ đặc biệt |
| Phục hồi chức năng, dụng cụ | Phiếu thu từng buổi tập, hoá đơn mua hoặc thuê dụng cụ | Chỉ định phục hồi, kế hoạch số buổi, ước tính tuổi thọ dụng cụ |
| Thu nhập bị mất | Giấy tờ chứng minh mức thu nhập và thời gian nghỉ | Xác nhận nghỉ không lương, giấy chứng nhận nghỉ việc do cơ sở y tế cấp |
| Người chăm sóc | Xác nhận nghỉ việc của người chăm, vé xe, biên nhận tiền trọ | Sổ trực ghi ngày giờ, thoả thuận thuê người chăm |
| Chăm sóc lâu dài | Kết luận giám định, ý kiến bác sĩ về nhu cầu chăm sóc | Mức tiền công chăm sóc ở địa phương, mô tả sinh hoạt hằng ngày |
| Tổn thất tinh thần | Hồ sơ bệnh án, giấy ra viện | Kết luận giám định, ảnh chụp quá trình điều trị, xác nhận về ảnh hưởng công việc, học tập |
Ngoài chứng từ theo khoản, cả hồ sơ cần một số giấy tờ chung: giấy tờ tuỳ thân của người bị thương, giấy tờ ghi nhận sự việc như biên bản của cơ quan chức năng nếu có, và giấy tờ về người đại diện nếu người bị thương không tự làm được.
Hồ sơ bệnh án: quyền được xem và sao chép
Hồ sơ bệnh án là xương sống của mọi yêu cầu bồi thường sức khoẻ: nó cho biết bạn bị gì, được điều trị thế nào, trong bao lâu, và còn gì phải theo dõi. Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 ghi nhận quyền của người bệnh hoặc người đại diện được tiếp cận thông tin trong hồ sơ bệnh án của mình theo quy định, trong đó có việc đọc, xem, sao chép. Thủ tục cụ thể, thời gian và chi phí sao chụp do từng cơ sở y tế hướng dẫn theo quy định hiện hành.
Thực tế, bạn nên làm đơn đề nghị sao chép gửi phòng kế hoạch tổng hợp hoặc bộ phận lưu trữ hồ sơ của bệnh viện, nêu rõ họ tên, ngày vào viện, ngày ra viện, khoa điều trị, mục đích sử dụng. Với giấy ra viện, kết quả chụp chiếu, giấy chứng nhận nghỉ việc, bạn thường được cấp ngay khi ra viện; hãy kiểm tra đủ trước khi rời bệnh viện.
Nếu vụ việc đã có cơ quan tiến hành tố tụng hoặc cơ quan giám định thụ lý, họ có thể trực tiếp yêu cầu bệnh viện cung cấp hồ sơ. Dù vậy bạn vẫn nên có bản sao riêng để tự lập bảng tính và theo dõi.
Một mẹo nhỏ là xin bản sao ngay sau khi ra viện chứ đừng đợi đến lúc tranh chấp căng thẳng. Lúc đó bộ phận lưu trữ còn nhớ hồ sơ, bạn còn ở gần bệnh viện, và việc xin giấy chỉ là thủ tục bình thường. Nếu điều trị qua nhiều cơ sở, như cấp cứu ở một nơi rồi chuyển lên tuyến trên, hãy xin hồ sơ ở từng nơi, vì mỗi bệnh viện chỉ giữ phần điều trị của mình và bảng tính cần đủ cả chuỗi.
Lỡ mất hoá đơn, phiếu thu thì làm gì
Mất chứng từ là chuyện thường, nhất là trong những ngày đầu hỗn loạn. Phần lớn có thể xin lại hoặc thay thế:
- Viện phí: đề nghị bệnh viện in lại bảng kê chi phí hoặc cấp giấy xác nhận số tiền đã thanh toán trong đợt điều trị. Hoá đơn điện tử thường tra cứu lại được bằng thông tin người mua.
- Thuốc mua ngoài: quay lại nhà thuốc, đề nghị xuất lại hoá đơn hoặc xác nhận giao dịch theo ngày; nếu trả bằng chuyển khoản, sao kê ngân hàng là chứng cứ hỗ trợ.
- Đi lại: lịch sử chuyến trên ứng dụng gọi xe lưu được lâu; vé xe khách có thể thay bằng xác nhận của nhà xe hoặc ghi chép kèm lời khai.
- Thu nhập: xin lại bảng lương, phiếu lương từ bộ phận kế toán; sao kê tài khoản nhận lương luôn xin được từ ngân hàng.
- Nếu thật sự không thay thế được, ghi lại bằng văn bản: khoản gì, ngày nào, số tiền bao nhiêu, ai chứng kiến. Khoản này có thể được xem xét ở mức hợp lý chứ không bị loại hẳn, nhất là khi phù hợp với các chứng từ khác.
Đừng bao giờ tự làm lại hoá đơn hay nhờ người viết biên nhận khống cho những khoản đã mất. Một chứng từ giả bị phát hiện có thể khiến toàn bộ hồ sơ bị nghi ngờ và đẩy bạn vào rủi ro pháp lý.
Chứng cứ điện tử: tin nhắn, sao kê, ảnh chụp
Tin nhắn và cuộc gọi. Tin nhắn chốt công với chủ thầu, tin nhắn hẹn tái khám, tin nhắn bên gây thiệt hại hứa chi trả là những chứng cứ có giá trị. Hãy chụp màn hình có hiện ngày giờ và người gửi, đồng thời giữ nguyên điện thoại, không xoá đoạn hội thoại.
Sao kê ngân hàng. Sao kê cho thấy dòng tiền thật: tiền lương vào, tiền viện phí ra. Bạn có thể xin sao kê có xác nhận của ngân hàng khi cần nộp cho cơ quan có thẩm quyền.
Ảnh chụp thương tích và quá trình điều trị. Ảnh chụp có ngày giờ cho thấy tình trạng thương tích ở từng giai đoạn, hữu ích cho khoản tinh thần và cho giám định. Ảnh nên được lưu trữ nguyên bản, không chỉnh sửa.
Lưu trữ an toàn. Sao lưu chứng cứ điện tử sang ít nhất hai nơi, ví dụ một bản trên máy tính và một bản trên dịch vụ lưu trữ của gia đình. Điện thoại hỏng hay bị mất là kịch bản không hiếm.
Chứng từ cho những khoản chưa phát sinh
Một số khoản thuộc về tương lai: mổ tháo nẹp vít, các đợt phục hồi chức năng còn lại, thay dụng cụ chỉnh hình, điều trị sẹo. Những khoản này không có hoá đơn vì chưa chi, nhưng vẫn có thể đề nghị nếu chứng minh được khả năng phát sinh và mức chi phí hợp lý.
Chứng từ cho khoản tương lai gồm hai loại. Loại thứ nhất là căn cứ y tế: giấy hẹn mổ, kế hoạch điều trị ghi trong sổ khám, ý kiến của bác sĩ về nhu cầu phục hồi tiếp theo. Loại thứ hai là căn cứ về chi phí: bảng giá dịch vụ niêm yết của cơ sở y tế, báo giá của cơ sở chỉnh hình, chi phí thực tế của các buổi tập tương tự bạn đã trả trước đó.
Khi thương lượng, bạn có hai lựa chọn: tính trước một khoản ước lượng và nhận luôn, hoặc ghi vào thoả thuận rằng bên gây thiệt hại sẽ thanh toán theo chứng từ khi khoản đó phát sinh. Lựa chọn thứ hai sát thực tế hơn nhưng đòi hỏi bên kia còn giữ liên lạc và thiện chí; lựa chọn thứ nhất dứt điểm hơn nhưng có rủi ro thiếu hoặc thừa. Dù chọn cách nào, giữ lại các giấy tờ y tế về kế hoạch điều trị là việc không thể thiếu.
Những chứng từ dễ bị nghi ngờ
Bên kia, hoà giải viên hay toà án đều có kinh nghiệm nhận ra chứng từ có vấn đề. Những dấu hiệu sau thường làm khoản tiền bị đặt dấu hỏi:
- Hoá đơn mua thuốc có ngày trước ngày bị thương hoặc không khớp với đơn thuốc.
- Biên nhận viết tay số tiền tròn, không ghi rõ nội dung, không có thông tin người nhận.
- Xác nhận thu nhập viết sau sự việc với mức cao bất thường so với nghề nghiệp, không kèm chứng cứ dòng tiền.
- Nhiều hoá đơn ở nhiều nơi cho cùng một loại dịch vụ trong cùng thời gian.
- Chi phí điều trị ở cơ sở không liên quan đến loại thương tích được ghi nhận.
- Chứng từ của người chăm sóc trùng ngày, trùng giờ với ngày họ vẫn đi làm có lương.
Nếu một chứng từ thật của bạn rơi vào một trong các dấu hiệu trên vì lý do chính đáng, hãy giải thích trước bằng văn bản. Chủ động giải thích luôn tốt hơn để bên kia phát hiện rồi chất vấn.
Sắp xếp hồ sơ để nộp và để giữ
Khi gửi bên kia hoặc hoà giải viên, chỉ gửi bản sao, đánh số khớp với bảng tính. Khi nộp toà án kèm đơn khởi kiện, tài liệu thường cần là bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu theo yêu cầu, và người nộp phải có danh mục tài liệu. Bản gốc luôn do bạn giữ, cất ở một chỗ cố định, không mang theo khi đi gặp bên kia trừ khi cần đối chiếu.
Nên có một bản danh mục chứng từ một trang ở đầu hồ sơ: số thứ tự, tên chứng từ, ngày, số tiền, thuộc khoản nào. Danh mục này giúp chính bạn kiểm tra thiếu đủ, giúp người làm nghề pháp lý nếu bạn nhờ xem hồ sơ, và giúp mọi người tìm đúng tờ giấy trong vài giây thay vì lục cả túi. Cập nhật danh mục mỗi khi có chứng từ mới, nhất là trong giai đoạn còn điều trị và tái khám.
Câu hỏi thường gặp
Hoá đơn đứng tên người nhà thay vì người bị thương có được chấp nhận không?
Thường được chấp nhận nếu chứng minh được khoản chi phục vụ việc điều trị của người bị thương, ví dụ hoá đơn thuốc khớp với đơn thuốc, ngày mua trong thời gian điều trị. Tên người trả tiền không quan trọng bằng mối liên hệ giữa khoản chi và thương tích.
Bệnh viện từ chối cho sao hồ sơ bệnh án thì làm sao?
Bạn nên làm đơn bằng văn bản, nêu rõ tư cách là người bệnh hoặc người đại diện, giữ bản sao đơn có ghi nhận đã nộp. Nếu vẫn không được giải quyết, bạn có thể khiếu nại với lãnh đạo cơ sở y tế hoặc cơ quan quản lý y tế; khi vụ việc ra toà, toà án cũng có thể yêu cầu bệnh viện cung cấp.
Ảnh chụp màn hình tin nhắn có được dùng làm chứng cứ không?
Có thể dùng, đặc biệt khi kết hợp với các chứng cứ khác. Để tăng độ tin cậy, nên giữ nguyên thiết bị và đoạn hội thoại gốc, chụp rõ thông tin người gửi và thời gian. Khi có tranh chấp, nguồn gốc của tin nhắn có thể được yêu cầu kiểm tra.
Có nên công chứng, chứng thực tất cả chứng từ ngay từ đầu không?
Không cần thiết trong giai đoạn thương lượng; bản sao thông thường là đủ. Chỉ khi chuẩn bị nộp hồ sơ khởi kiện hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu thì mới cần chứng thực những tài liệu cần thiết, tránh tốn công và chi phí không cần.
Giữ chứng từ bao lâu sau khi đã nhận tiền bồi thường?
Nên giữ ít nhất cho đến khi thoả thuận đã được thực hiện xong và qua giai đoạn có thể phát sinh tranh chấp hoặc tái phát. Với vụ có thương tích nặng, trả tiền định kỳ, nên giữ suốt thời gian còn nhận bồi thường và lâu hơn nữa.